Marketing muốn logo nổi hơn, đội thiết kế muốn giữ bố cục, còn người phụ trách đơn hàng cần biết có kịp xem mẫu tiếp theo hay không. Cả ba góp ý đều có lý. Nếu từng người nhắn riêng cho xưởng, người làm mẫu phải tự đoán ý nào đã được chốt. Bên đặt hàng nên gom phản hồi theo từng chi tiết, giao một người chốt và gửi một bản yêu cầu cho mỗi vòng chỉnh mẫu.
Gom ý kiến theo chi tiết trên cùng một mẫu
Ở đầu vòng duyệt, gửi cho mọi người cùng một bộ ảnh và mã mẫu. Nếu có hai kích thước hoặc hai mẫu cùng lúc, ghi mã ngay trên tên ảnh và trong từng ý kiến. Mỗi góp ý nên chỉ ra vị trí, điều đang thấy và kết quả mong muốn. Chẳng hạn, “logo khó nhận ra ở ảnh chính diện” là nhận xét. Phóng logo, đổi màu chỉ hoặc chuyển vị trí là các phương án cần cân nhắc sau đó.
Người tổng hợp đặt các ý nói về cùng một vị trí vào một mục. Nhờ vậy, hai nhận xét về logo trở thành một quyết định cần chốt. Với các tiêu chí cần xem trên mẫu, có thể dùng checklist duyệt mẫu thú bông để từng người biết mình cần kiểm phần nào.
Ai gom góp ý và ai quyết định?
Người tổng hợp hỏi lại các ý còn mơ hồ, phát hiện yêu cầu trái nhau và giữ bản gửi đi. Người duyệt có quyền quyết định phương án hoặc chuyển câu hỏi cho người có thẩm quyền. Hai vai trò có thể do một người đảm nhiệm. Chốt hai vai trò từ đầu vòng và nêu rõ ai sẽ trả lời khi xưởng cần hỏi thêm.
- Đã chốt: ghi điều cần sửa hoặc giữ, kèm ảnh hay bản vẽ làm căn cứ.
- Cần xưởng tư vấn: nêu mục tiêu, các phần phải giữ và câu hỏi cụ thể về phương án.
- Chờ quyết định nội bộ: ghi người có trách nhiệm chốt và hạn phản hồi. Nếu mục này ảnh hưởng phần đã chốt, nói rõ xưởng nên đợi hay có thể xử lý riêng.
Khi hai ý kiến trái nhau, quay về yêu cầu ban đầu. Nếu vị trí logo đã được bộ phận thương hiệu xác nhận, hãy giữ vị trí đó làm căn cứ và hỏi xưởng cách tăng độ rõ. Nếu vị trí vẫn có thể thay đổi, người duyệt cần chọn phương án hoặc yêu cầu xưởng so sánh các lựa chọn trước khi quyết định.
Ví dụ một bản yêu cầu chỉnh mascot
Trong tình huống giả định, nhóm đang xem mẫu ếch bông M01. Marketing muốn logo ở bụng dễ đọc hơn. Thiết kế muốn giữ vùng nhận diện đã đánh dấu trên ảnh. Nhóm chốt giữ vị trí, đề nghị xưởng tư vấn cách tăng độ rõ và hẹn xác nhận sau khi xem phương án. Bản gửi có thể ghi như sau:
- Mẫu đang xem: M01, ảnh chính diện số 02. Bản phản hồi: R01.
- Đã chốt: giữ vị trí logo trong vùng khoanh trên ảnh 02 và giữ nguyên biểu cảm.
- Cần xưởng tư vấn: đề xuất cách làm logo dễ đọc hơn trong vùng đã khoanh. Nếu cần đổi kích thước hoặc màu chỉ, gửi phương án để nhóm duyệt trước.
- Đầu mối: người phụ trách dự án gửi R01 và nhận câu hỏi. Đại diện thương hiệu xác nhận phương án logo trước vòng mẫu tiếp theo.
Khoanh vị trí trên ảnh của đúng mẫu để người nhận biết bạn đang nói đến phần nào. Hình minh họa AI cho tình huống giả định.
Gửi một bản và xác nhận bước tiếp theo
Gửi ảnh đánh dấu cùng bản R01 qua kênh hai bên đang dùng. Đề nghị xưởng xác nhận đã nhận đúng phiên bản, nêu mục cần hỏi lại và cho biết khi nào có thể phản hồi. Nếu có góp ý muộn, chuyển qua người tổng hợp. Khi quyết định thay đổi, gửi R02, ghi mục đã đổi và nói rõ R02 thay R01 để xưởng biết bản nào còn hiệu lực.
Ở vòng kế tiếp, mở lại bản phản hồi cùng ảnh mẫu mới. Đối chiếu lần lượt mục đã sửa, mục được giữ và mục còn chờ. Ghi kết luận duyệt hoặc chỉnh tiếp cho đúng phiên bản. Nếu thay đổi phát sinh sau khi mẫu đã được duyệt, tham khảo cách xử lý thay đổi bản vẽ sau mẫu duyệt để xác định phạm vi ảnh hưởng.
Khi cần trao đổi về vòng làm mẫu mascot với Phát Đạt, bạn có thể gửi mã mẫu, ảnh đánh dấu và bản phản hồi qua trang gửi yêu cầu. Kèm theo những điểm cần tư vấn để hai bên thống nhất việc cần làm ở vòng tiếp theo. Nếu mẫu chưa có mã, ghi ngày nhận và tên bộ ảnh để hai bên đối chiếu cùng một bản.