Thú bông cho chương trình quà Tết doanh nghiệp: lên lịch mẫu và giao

Bạn đã có ý tưởng thú bông làm quà Tết, nhưng hình mẫu đang chờ marketing, ngân sách chờ mua hàng và chưa ai xác nhận bản cuối để đặt làm? Nếu chỉ ghi một ngày giao, lịch có thể bị chậm ngay từ những quyết định còn bỏ ngỏ. Hãy ghi rõ mỗi mốc cần chốt việc gì, ai có quyền đồng ý và phải trả lời vào lúc nào.

Bắt đầu từ ngày cần có quà trong tay

Phân biệt ngày trao quà với ngày bộ phận phụ trách cần nhận để kiểm, chia suất và chuẩn bị vận chuyển tiếp. Ghi nơi nhận, người tiếp nhận và những việc còn phải làm sau khi hàng tới. Không dùng câu “giao trước Tết” thay cho ngày và điều kiện nhận cụ thể.

Gửi mốc cần nhận cho bên sản xuất để họ xem mẫu, vật liệu, số lượng và các phần việc liên quan. Thời gian làm mẫu, sửa mẫu, sản xuất và giao nhận phải được xác nhận theo đơn; bạn không nên tự lấy lịch của đơn cũ áp sang mẫu mới.

Ghi rõ mỗi lần đồng ý đang duyệt phần nào

Một người đồng ý hình dáng chưa chắc được phép chốt chi phí. Ngược lại, ngân sách được thông qua không có nghĩa mẫu, logo và bao gói đã hoàn tất. Trong lịch của mình, bạn có thể tách những câu trả lời sau:

• Thiết kế và nhận diện: ai xác nhận hình nhân vật, màu, logo và nội dung cần thể hiện?
• Mẫu thực: ai xem đúng cỡ, vật liệu và những chi tiết sẽ làm; bản nào là căn cứ cuối?
• Phạm vi đặt hàng: ai xác nhận số lượng, các phần đã gồm trong báo giá và những điều kiện còn chờ?
• Cho triển khai: đầu mối nào được phép gửi xác nhận cuối cho bên nhận làm, dựa trên các bản đã chốt?

Các vai trò có thể do cùng một người đảm nhiệm nếu doanh nghiệp phân công như vậy. Điều cần rõ là quyền quyết định và nội dung họ đồng ý, không phải tạo thêm nhiều người ký cho đủ bước.

Gom góp ý vào một phản hồi có tên bản mẫu

Thống nhất một đầu mối gửi phản hồi đã tổng hợp. Ghi mã hoặc ngày của hình, mẫu và tài liệu đang xem; chỉ rõ điểm giữ nguyên, điểm muốn đổi và phần chưa quyết định. Tránh để xưởng nhận một tin “đã duyệt” rồi một tin khác yêu cầu đổi màu mà không biết tin nào có hiệu lực.

Các phương án áo và chi tiết nhận diện cần gắn với đúng bản mẫu đang chờ duyệt.

Ví dụ: ngân sách đã duyệt nhưng logo lại đổi bản

Trong tình huống giả định, bên mua nhận báo giá cho gấu mặc áo dùng logo V1. Mua hàng đồng ý khoản ngân sách ấy, nhưng marketing sau đó gửi logo V2 có cách thể hiện khác. Nếu chỉ chuyển câu “ngân sách đã duyệt”, bên nhận làm có thể chưa biết V2 đã được xem xét hay chưa.

Người phụ trách cần gửi lại bản thay đổi, hỏi phần làm mẫu, vật liệu, cách thể hiện, chi phí và lịch nào bị ảnh hưởng. Sau khi có trả lời, lấy xác nhận của người có quyền cho những phần thay đổi rồi mới gửi quyết định tiếp tục. Không tự sửa tên V1 thành V2 trên lịch cũ và coi các điều kiện vẫn còn nguyên.

Ghi bản cuối được đồng ý cùng thời điểm, người xác nhận và phần việc được phép thực hiện. Ví dụ này giúp quản lý một lần thay đổi, không mô tả quy trình bắt buộc hoặc một dự án đã làm của Cty SẢN XUẤT THÚ BÔNG PHÁT ĐẠT.

Nếu trễ mốc phản hồi, hỏi lại phương án còn thực hiện được

Khi chưa kịp duyệt mẫu, nói rõ phần còn thiếu và mốc nhận hàng cần giữ. Hỏi bên nhận làm những lựa chọn nào còn khả thi: giữ mẫu đã xác nhận, xem một phương án sửa đơn giản hơn hoặc điều chỉnh kế hoạch nhận. Mỗi lựa chọn cần câu trả lời mới về phạm vi và lịch; chưa được xác nhận thì không ghi thành phương án đã chốt.

Một hạn phản hồi nội bộ đã qua không tự trở thành sự đồng ý. Cũng không nên báo cho bộ phận phát quà rằng hàng chắc chắn kịp chỉ vì mẫu nhìn đã gần hoàn thiện.

Mẫu quà, bao gói và nội dung thẻ cần được xác nhận cùng phiên bản cuối.

Một bản lịch ngắn để các bên cùng theo dõi

• Mốc cần nhận và việc phải làm trước khi trao quà.
• Đầu ra cần duyệt ở từng mốc: hình, mẫu thực, nội dung thẻ, báo giá hoặc bộ yêu cầu cuối.
• Tên bản đang dùng, người quyết định, đầu mối gửi phản hồi và thời điểm cần trả lời.
• Kết quả: đã đồng ý phần nào, còn chờ phần nào; hồ sơ xác nhận ở đâu.
• Nếu trễ hoặc đổi mẫu: ai liên hệ lại, phương án nào cần xem và lịch nào đã được bên thực hiện xác nhận lại.

Khi tìm dịch vụ sản xuất thú nhồi bông của Cty SẢN XUẤT THÚ BÔNG PHÁT ĐẠT để trao đổi quà Tết, gửi hình hoặc mẫu tham khảo, số lượng, yêu cầu nhận diện và bản lịch này. Hỏi rõ những mốc còn cần xác nhận trước khi đặt làm. Bản lịch là gợi ý tổ chức công việc của bên đặt quà, không phải cam kết tiến độ chung của xưởng. Hình trong bài minh họa ý tưởng, không phải tư liệu đơn hàng thực.